VALUECODE OY:N HENKILÖREKISTERI – TIETOSUOJASELOSTE
Valuecode Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen ja henkilötietolain (523/1999) 10§:n ja 24§:n mukaisesti. Päivitämme tarvittaessa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa. Tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi 10.8.2018.
Valuecode Oy, Y-tunnus 1606216-9, Heikkiläntie 2, 00210 Helsinki, Puhelin 010 3220 0220
Toimitusjohtaja Tuula Metsälä, tuula.metsala(at)valuecode.com.
Valuecode Oy:ssä on henkilörekisteri koskien seuraavia henkilötietoryhmiä: – työntekijät ja osakkeenomistajat – asiakasyritysten yhteyshenkilöt, yhteistyökumppanit ja sidosryhmät (muut henkilötietoryhmät)
Omassa henkilörekisterissään olevien tietojen lisäksi Valuecode Oy käsittelee muita henkilötietoja asiakkaittensa lukuun ja toimeksiannosta. Näiden tietojen osalta Valuecode Oy toimii ainoastaan käsittelijänä, ei rekisterinpitäjänä. Oikeuksiensa käyttämiseksi tulee rekisteröidyn kääntyä rekisterinpitäjän puoleen.
Työntekijöiden ja osakkeenomistajien henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisten, työsuhteeseen ja osakasluettelon ylläpitoon liittyvien velvoitteiden täyttäminen. Sellaisten tietojen käsittely, joiden rekisteröinti ei ole rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.Muihin henkilötietoryhmiin kuuluvien osalta tietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai rekisteröidyn antama suostumus.
Työntekijöistä ja osakkeenomistajista tallennetaan seuraavat tiedot: – nimi – yhteystiedot – maksutiedot – osakkeiden omistustiedot – työsuhteen hallinnointiin liittyvät tiedot
Rekisteröidyn antamalla erillisellä suostumuksella voidaan lisäksi tallentaa: – tieto lähiomaisesta onnettomuuden, sairauden tai muun vastaavan tilanteen varalle; sekä – muita mahdollisia tietoja
Muihin henkilötietoryhmiin kuuluvien osalta tallennetaan nimi- ja yhteystietoja sekä muita Valuecode Oy:n ja yhteistyökumppanin tai muun vastaavan toimijan kanssa tehtävän yhteistoiminnan kannalta perusteltuja tietoja.
Työntekijöiden ja osakkeenomistajien tiedot on saatu henkilöiltä itseltään.Muihin henkilötietoryhmiin kuuluvientiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään taikka julkisista lähteistä, kuten yhteisöjen verkkosivuilta.
Työntekijän ja osakkeenomistajan henkilötiedot poistetaan, kun yksi vuosi on kulunut työsuhteen tai osakkuuden päättymisestä, lukuun ottamatta työnantajavelvollisuuksien tai osakasrekisterin hallinnan kannalta välttämättömiä tietoja.Muihin henkilötietoryhmiin kuuluvientiedot poistetaan, kun peruste tietojen käsittelylle on lakannut.
Valuecode Oy voi käyttää kolmansien osapuolten, kuten esimerkiksi palvelintilan tarjoajien palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa.Valuecode Oy ei luovuta tietoja ilman lakisääteistä perustetta taikka rekisteröidyn suostumusta.
Valuecode Oy vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein. Rekisterin tiedot on tallennettu sähköisesti, ja ne sijaitsevat Valuecode Oy:n intranetissä. Tiedot on palomuurein ja salasanoin suojattu ulkopuoliselta käytöltä.Valuecode Oy on ohjeistanut henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöä henkilötietojen oikeasta käsittelystä ja niiden luottamuksellisuudesta. Henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta huolehditaan sekä osaamista ylläpidetään. Tietoja pääsevät käsittelemään vain ennalta nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät tätä vaativat.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisen tiedon oikaisua ja henkilötietojensa poistamista.Mikäli tietojen antaminen on perustunut suostumukseen, tiedot poistetaan heti. Mikäli tiedot on rekisteröity lain tai rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella, mahdollisesta poistamisesta tehdään erillinen päätös. Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt tehdään Valuecoden Tietosuoja-web-sivuilta löytyvällä lomakkeella, joka tulostetaan ja toimitetaan Valuecode Oy:lle postitse. Pyyntö kulkee lähettäjän vastuulla.
Pyynnön vastaanotettuaan Valuecode Oy ottaa yhteyttä lähettäjään vahvistaakseen pyynnön saapumisen ja sopiakseen mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Tietoja luovutetaan ainoastaan pyynnön esittäjälle tai hänen valtuuttamalleen henkilökohtaisesti Valuecode Oy:n toimistolla virallista henkilöllisyystodistusta ja allekirjoitettua luovutusdokumenttia vastaan.
Rekisteritietojen tarkastuspyyntölomake
