Tietosuojaseloste
FORSANTE OY:N HENKILÖREKISTERI
Päivitetty 21.3.2021
Rekisterinpitäjä
Forsante Oy, Y-tunnus 1606216-9, Heikkiläntie 2, 00210 Helsinki, Puhelin 010 3220 0220
Yhteyshenkilöt
Toimitusjohtaja Antti Särelä, antti.sarela[ at ]forsante.com
Tietosuojavastaava Veli-Markus Tapio, tietosuoja[ at ]forsante.com
Forsante Oy:n henkilörekisterissä olevat rekisteröityjen ryhmät
– työntekijät ja osakkeenomistajat – asiakasyritysten yhteyshenkilöt, yhteistyökumppanit ja sidosryhmät (muut henkilötietoryhmät)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Työntekijöiden ja osakkeenomistajien henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisten, työsuhteeseen ja osakasluettelon ylläpitoon liittyvien velvoitteiden täyttäminen.
Muihin henkilötietoryhmiin kuuluvien osalta tietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai rekisteröidyn antama suostumus.
Rekisterin tietosisältö
Työntekijöistä ja osakkeenomistajista tallennetaan seuraavat tiedot: – nimi – yhteystiedot – maksutiedot – osakkeiden omistustiedot – työsuhteen hallinnointiin liittyvät tiedot
Rekisteröidyn antamalla suostumuksella voidaan lisäksi tallentaa: – tieto lähiomaisesta onnettomuuden, sairauden tai muun vastaavan tilanteen varalle; sekä – muita mahdollisia tietoja
Muihin henkilötietoryhmiin kuuluvien osalta tallennetaan nimi- ja yhteystietoja sekä muita yhteistoiminnan kannalta perusteltuja tietoja.
Tietolähteet
Työntekijöiden ja osakkeenomistajien tiedot on saatu reksiteröidyiltä itseltään.
Muihin henkilötietoryhmiin kuuluvien tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään taikka julkisista lähteistä, kuten yhteisöjen verkkosivuilta.
Henkilötietojen säilytysaika
Työntekijän ja osakkeenomistajan henkilötiedot poistetaan, kun yksi vuosi on kulunut työsuhteen tai osakkuuden päättymisestä lukuun ottamatta työnantajavelvollisuuksien tai osakasrekisterin hallinnan kannalta välttämättömiä tietoja.
Muihin henkilötietoryhmiin kuuluvien tiedot poistetaan, kun peruste tietojen käsittelylle on lakannut.
Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen
Forsante Oy voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös alihankkijoita, kuten esimerkiksi palvelintilan tai taloushallinnon palvelujen tarjoajia. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Forsante Oy:n puolesta ja lukuun sen antamien ohjeiden mukaisesti. Forsante Oy ei luovuta tietoja ilman lakisääteistä perustetta taikka rekisteröidyn suostumusta.
Rekisterin suojaus
Forsante Oy vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein. Rekisterin tiedot on tallennettu sähköisesti, ja ne sijaitsevat Forsante Oy:n intranetissä. Tiedot on palomuurein ja salasanoin suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Tietoja käsittelevät vain sellaiset nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät, ja joita on ohjeistettu tietojen asianmukaisesta käsittelystä. Henkilökunnan asiantuntemusta ja osaamista ylläpidetään.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisen tiedon oikaisua ja henkilötietojensa poistamista.
Mikäli tietojen antaminen on perustunut suostumukseen, tiedot poistetaan heti pyydettäessä. Mikäli tiedot on rekisteröity lain tai rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella, mahdollisesta poistamisesta tehdään erillinen päätös. Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt tehdään Forsanten Tietosuoja-web-sivuilta löytyvällä lomakkeella, joka tulostetaan ja toimitetaan Forsante Oy:lle postitse. Pyyntö kulkee lähettäjän vastuulla. Pyynnön vastaanotettuaan Forsante Oy ottaa yhteyttä lähettäjään vahvistaakseen pyynnön saapumisen ja sopiakseen mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Tietoja luovutetaan ainoastaan pyynnön esittäjälle tai hänen valtuuttamalleen henkilökohtaisesti Forsante Oy:n toimistolla virallista henkilöllisyystodistusta ja allekirjoitettua luovutusdokumenttia vastaan.
Rekisteritietojen tarkastuspyyntölomake
Muut Forsante Oy:n käsittelemät henkilötiedot
Edellä kuvattujen Forsante Oy:n omassa henkilörekisterissä olevien tietojen lisäksi Forsante Oy käsittelee Forsante-ohjelmistopalveluun liittyviä henkilötietoja asiakkaittensa lukuun. Näiden tietojen osalta Forsante Oy toimii ainoastaan käsittelijänä, ei rekisterinpitäjänä. Oikeuksiensa käyttämiseksi tulee rekisteröidyn kääntyä rekisterinpitäjän puoleen.
